sábado, 24 de noviembre de 2012

RECORDS MANAGEMENT



DEFINICIÓN
La Gestión de documentos o Records Management es el área de la gestión administrativa general relativa a conseguir economía y eficacia en la creación, mantenimiento, uso y disposición de los documentos. La noción de gestión de documentos abraza todo el ciclo de utilización de los documentos, desde su creación o recepción, hasta el momento en que los documentos no son necesarios en la conducción de los asuntos corrientes de una organización o institución.
Según esta definición, denominaríamos “Gestión de documentos” a todas las operaciones archivísticas que tienen lugar entre la ceración y la eliminación o transferencia de los documentos.

CRITERIOS
El Records Management se basa en una serie de criterios o principios:
Beneficios económicos: Facilita la cuantificación y la identificación mediante cuadros de retención y disposición de documentos. La disposición de los documentos a lo largo del tiempo y la utilización máxima de los depósitos intermedios.
Economías de Eficacia: Mediante una gestión consistente del proceso de creación de los documentos, en el diseño de los sistemas de archivo y recuperación, gestión de los archivos corrientes y gestión de las máquinas copiadoras.
Efectividad: en la planificación de actividades de gobierno.
Uso juicioso y responsable de la automatización y la reprografía.

NIVELES IMPLANTACIÓN
Hay cuatro niveles en la implantación de la gestión de documentos (a partir del modelo norteamericano):
  • Nivel mínimo: aquellos países que cuentan con sistemas de cuadros de retención y disposición de documentos, disponen sus documentos siguiendo las previsiones inscritas en dichos cuadros y transfieren los documentos con valor permanente a los Archivos Nacionales.
  • Nivel mínimo incrementado: aquellos países que incorporan a los elementos del nivel mínimo la existencia de depósitos intermedios.
  • Nivel intermedio: aquellos países que añaden al anterior otras operaciones como; el diseño y gestión de formularios, gestión de correspondencia e informes, desarrollo de sistemas de archivo y recuperación, gestión de documentos activos, programa de documentos esenciales y planificación ante posibles desastres.
  • Nivel óptimo: aquellos países que suman a los niveles anteriores la gestión de directrices, correo, telecomunicaciones y máquinas copiadoras de oficina; sistemas de gestión de la información y utilización de tratamiento de textos en la generación de correspondencia, informes y directrices. En la cumplimentación de formularios utilizan sistemas de análisis, automatización y tecnología reprográfica en múltiples aplicaciones.

APLICACIÓN A MODELOS ADMINISTRATIVOS
A la hora de considerar aplicar un modelo de gestión de documentos es imprescindible considerar una serie de puntos: El apoyo de una Institución de Archivos a nivel Nacional como coordinador, Análisis de las tradiciones administrativas, Conciencia de que la gestión de documentos forma parte de la gestión administrativa general, una buena Planificación, Respaldo Legislativo o reglamentario, Análisis de modelos de otros países, el papel del Profesional de Archivos, Formación del Personal, Disponer de cuadros de clasificación y de retención y disposición, conseguir la Colaboración de la Administración, Normalización terminológica en la teoría y la práctica archivística a nivel nacional, Respaldo de las Nuevas Tecnologías, Reciclaje Profesional y tener como punto de Referencia a EEUU.


FASES
Las tres fases que se distinguen en la Gestión de Documentos son:
  • La fase de creación de los documentos: Diseño y gestión de formularios, Preparación y gestión de correspondencia, Preparación y gestión de informes y directrices, Desarrollo de sistemas de gestión de información y Aplicaciones tecnológicas a estas funciones. [La introducción masiva de la informática obligará a la introducción del archivero al momento de la creación del documento electrónico]
  • La fase de mantenimiento y uso de los documentos: Desarrollo de sistemas de archivo y de recuperación, Gestión de los expedientes, correo y telecomunicaciones, Selección y gestión de las máquinas copiadoras, Desarrollo y mantenimiento de programas de documentos vitales y de planes contra desastres, Administración de los depósitos intermedios, Aplicación de los sistemas de análisis, automatización y reprografía a todos estos procesos.
  • La fase de disposición de los documentos: Identificación y descripción de las series de documentos, Desarrollo de los cuadros de retención y disposición de los documentos, Selección y transferencia de los documentos de valor permanente a la institución de archivos

INSTRUMENTOS FUNDAMENTALES
1. Cuadro de clasificación: estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones de una organización a partir de las cuales es creada o recibida la documentación administrativa. Constituye el eje del sistema de GDDA (Teoría Sistemática de los Documentos Administrativos)
2. Calendario de conservación: elaborado a partir de la estructura de clasificación, fija los plazos de vida activa y semiactiva y determina la suerte de los documentos convertidos en inactivos de acuerdo con los valores administrativo, jurídico, legal, financiero e histórico de cada una de las series.
3. El inventario: describe cada uno de los expedientes o documentos e indica el lugar donde se hallan conservados.


MODELOS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Modelo Norteamericano:

- Administración joven y dinámica en constante redefinición
- Gestión de documentos integrada en el engranaje administrativo federal
- Fuerte incidencia del factor económico
- Rentabilidad” sobre “patrimonio cultural” como legado.
- Interés por la gestión cotidiana de los documentos
- Interés por la preservación de la documentación desigualdad en el tratamiento de los documentos en las administraciones federal, estatal y local.
- La gestión de documentos se desarrolla con gran energía y dinamismo en el sector privado.
- En este concepto participan ya otros profesionales como: Bibliotecarios, Documentalistas e Informáticos.

Desde que aparece el concepto de gestión de documentos, los americanos han estado interesados por racionalizar el proceso. De ahí el establecimiento de los records centers (edificio especialmente diseñado para el almacenamiento económico, conservación y comunicación de documentos semicorrientes) y de las records schedules (documento que describe los documentos de una agencia, institución o unidad administrativa) en el ámbito de la Administración Federal.

El NARA (National Archives and Records Administration) se ha reservado el papel de organismo responsable del control de la totalidad del ciclo de vida de los documentos en la Administración Federal.


Modelo Quebec:

- Gran vitalismo a partir de los años 80: se desarrollan las principales leyes que atañen a la gestión de documentos.
- Québec francófono – Québec anglófono. Distintos modelos de gestión. El último mucho más cercano al estadounidense.
- Tanto el concepto como la práctica de la gestión de documentos se encuentra muy bien definida a nivel legislativo y reglamentario.
- Son los Archivos Nacionales los encargados de ejercer las funciones de control y tutela desde la creación de los documentos y a lo largo de todas las fases del ciclo de vida de los documentos.
- Al igual que en EEUU e influenciado por su modelo, en Québec aparece la figura de un profesional en el interior de las administraciones: el gestionnaire. (records managers americano).
- En los archivos nacionales de Québec el peso que tiene la figura del Conservador (archivist en EEUU) en la fase activa de la documentación es más importante que la que tiene el Archivero en EEUU.
- Hay dos corrientes archivísticas en el ámbito universitario:
- La que prioriza las necesidades de la Administración: importancia del cuadro de clasificación.
- La que prioriza la protección de los documentos con valor histórico: importancia del calendario de conservación.
- Modelo que otorga especial importancia al papel de las nuevas tecnologías en la gestión de la documentación administrativa.


Modelo Europeo: tiene variantes según el país en que te encuentres.

Modelo de PAÍSES GERMÁNICOS, ITALIA, INGLATERRA:

- Presenta una clara parcelación de las responsabilidades en lo que respecta a archivos corrientes, intermedios y definitivos.
- La responsabilidad en los documentos depositados en los archivos corrientes corresponde a la Administración, que dedica un personal especializado en la tarea de organización de los documentos en las oficinas de archivos corrientes: Registries en Inglaterra, Registraturen en Alemania, Registri di protocollo en Italia
- La responsabilidad sobre los documentos depositados en los archivos intermedios corresponde preferentemente a la propia administración productora de los documentos: Records Centers en Inglaterra, Altregistraturen en Alemania, Archivos de depósito en Italia.
- El archivero no toma parte en la gestión directa de la documentación depositada en los archivos corrientes e intermedios.
- El papel de archivero es un papel de control e inspección para garantizar la preservación de la documentación con valor permanente.
- Existe un alto porcentaje de eliminaciones.
- Existe un cuadro de clasificación establecido a priori a partir de las funciones del organismo productor.
- Una vez que la documentación haya llegado a los archivos para su conservación definitiva, los archiveros podrán hacer uso de un principio para devolver el orden originario cuando éste haya sido alterado por la administración de origen. Estamos hablando del principio de procedencia.

Modelo de Francia:

- Inexistencia de un cuerpo de funcionarios específicamente formados responsables de la documentación en su fase activa, en el seno de las administraciones.
- Poca incidencia de los Archivos Nacionales.
- Las administraciones no han sido capaces de generar una estructura organizativa responsable de la gestión de los documentos corrientes y de los depósitos intermedios.
- La institución de archivos disfruta de un alto prestigio a nivel de custodia de la documentación histórica. Pero debe hacer frente a las reticencias por parte de los ministerios en cuanto a su intervención sobre la documentación en sus fases corrientes y semicorrientes.
- La formación profesional del archivero se dirige hacia la gestión de fondos históricos.
- La aparición y multiplicación de los documentos informáticos han facilitado una concienciación que hace ver que el prearchivage (gestión de los archivos entre su salida de las oficinas productoras y su entrada en un servicio de archivos tradicional) no puede aplicarse sobre los nuevos soportes.
- El prearchivage no constituye más que una parte de lo que abarca el término records management.

Modelo de España:

- En la Administración española no existe una diferenciación entre los profesionales de los archivos y de la gestión de documentos. La actuación de la Dirección de Archivos Estatales en el ámbito de la gestión de documentos está presidida por el interés en la normalización: “Plan para el tratamiento normalizado de los fondos de los Archivos Estatales.”
- El Plan supone: la identificación y valoración sistemáticas de las series documentales producidas por los organismos que forman la Administración del estado, la determinación de los plazos de vigencia administrativa y de su valor histórico.
- A partir de ahí se determinarán las normas de eliminación de documentos, que posibilitarán, en último término, el establecimiento de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.


En resumen, la gestión de documentos es compleja y puede llevarse a cabo desde perspectivas diferentes, pero lo que es seguro y común para todos los modelos, organizaciones, países, etc., es que la gestión de documentos o Records Management es esencial para: el buen funcionamiento de la organización y un correcto control, orden y recuperación de la información.

Desde mi punto de vista, es necesaria una visión a largo plazo, que se inicie en el momento de creación de cada documento y que acompañe a este a lo largo de todo su ciclo de vida. A mi parecer, en la Gestión de Documentos, cada uno de los pequeños detalles marcan la diferencia y es necesario no perder nunca de vista al documento para asegurarnos de poder exprimir todo lo que tiene para ofrecernos en cada momento.

Y, en mi opinión, lo mas importante para que esto se pueda realizar de forma eficiente y eficaz y acortando las distancias entre países, es la normalización y creación de un modelo único y universal, que fusione los ideales y mezcle las tendencias de los ya existentes, de tal forma que cada fase de la Gestión de Documentos adquiera el mismo peso frente a las otras.



Enlaces consultados y de interés: