INFORME
Enlazando con nuestro anterior informe, en este nuevo paso debemos tener en cuenta los riegos y/o defectos que hemos encontrado en el sistema de gestión de documentos adoptado por ECOFER con su correspondiente indicación general a tomar en cuenta para su corrección. Estos son:
- Riesgo de pérdida de información: Necesidad de más copias y en diversos formatos de la información.
- Sistemas incompatibles: Unificación de software, usar sistemas compatibles.
- Alto coste: Reducción de costes en aplicaciones privadas usando software libre o gratuito.
- Escasez de herramientas específicas: Ampliación y uso de aplicaciones de Web 2.0.
- Procesos poco normalizados: Crear estándares para la normalización de los procesos básicos.
- Documentos en papel mal organizados: Seleccionar, Clasificar y Ubicar los documentos de forma ordenada y de fácil acceso.
Existen cuatro enfoques que pueden ayudar a nuestra organización a satisfacer sus requerimientos de gestión de documentos: Basado en Políticas, Basado en el Diseño, Basado en Implementación Específica y Basado en el Desarrollo de Normas. Cada una tiene sus ventajas y desventajas, por lo que la mejor opción siempre sera adoptar un enfoque o estrategia mixta, aplicando a cada riesgo o problema la que sea más adecuada para su solución.
- Pérdida de Información: Enfoque de Desarrollo de Normas e Implementación Específica Intrusiva.
- Debe crearse una copia de seguridad de toda la información contenida en formato electrónico y que se encuentre alojada en el disco duro. La misma debe ser actualizad con una periodicidad suficiente en relación al volumen de nuevos datos ingresados.
- Los documentos en papel que contengan información relevante, como albaranes y notas de recogida serán digitalizados, guardados en carpetas y ordenados por fecha de emisión. Esto debe realizarse en el momento de la recepción de los mismos o en el periodo de tiempo de trabajo de oficina cada día, de forma que no pueda dar lugar a errores en el orden o fechas.
- Crear una pequeña red local en la oficina de trabajo.
- Sistemas compatibles: Enfoque de Diseño.
- Unificar sistemas operativos, seleccionando aquel que ostente mejor y mayor compatibilidad con las aplicaciones existentes en el mercado.
- Habilitar el acceso a Internet de los dispositivos móviles tanto dentro como fuera de la oficina para favorecer la comunicación e interacción entre los dispositivos y entre los empleados.
- Alto Coste: Enfoque de Diseño y Políticas.
- Usar aplicaciones de software libre o gratuitas, que reduzcan costes y sean compatibles con el sistema operativo seleccionado.
- Equilibrar los gastos haciendo uso de la publicidad gratuita aprovechable que puede darse a la empresa en Internet.
- Comparar y revisar las nuevas aplicaciones del mercado, tanto gratuitas como de pago y hacer un análisis de rentabilidad de forma periódica.
- Escasez de Herramientas Específicas: Enfoque de Diseño.
- Instalar un Gestor de almacenamiento en la nube.
- Hacer uso de las Alertas y RSS para las actualizaciones de los proveedores.
- Incluir un programa específico de facturación, ya que son los documentos de mayor relevancia de la empresa.
- Integración de las aplicaciones y servicios de Google, ya que su navegador (Chrome) es el mas utilizado por la empresa.
- Procesos poco Normalizados: Enfoque de Políticas y Desarrollo de Normas.
- Especificar y definir las tareas que son competencia de la oficina y llevar un registro de tareas realizadas y tareas pendientes.
- Documentos mal Organizados: Enfoque de Políticas y Desarrollo de Normas.
- Seleccionar los documentos relevantes que se encuentran en formato papel, ordenar por tipo y fecha y conservar dentro de carpetas, archivadores o estanterías, aislados y protegidos y etiquetados, de tal manera que no sea necesario abrir el objeto contenedor para saber cual es su contenido.
- Revisar la documentación para expurgo o traslado de los documentos menos recientes a otro espacio para dejar sitio a los nuevos. Esta operación debe realizarse en periodos no inferiores a 6 meses ni superiores a 2 años.
Las cosas que podrían dificultar la puesta en marcha de estas medidas son:
- El Espacio: Es el factor que mas problemas podría dar, ya que el espacio es limitado y no se puede ampliar.
- El Dinero: Se podría disminuir su efecto si se consigue un equilibrio entre lo que se podría ahorra o ganar con las nuevas medidas y la inversión que suponen.
