Diseño de un Sistema de Gestión de Documentos

INFORME

Lo que incluye nuestro anterior informe, son las metas que queremos lograr al diseñar el nuevo sistema de gestión de documentos, si alcanzamos esas metas consideraremos que quedan satisfechas las necesidades de la empresa.

Aunque no partimos de cero, ya que el diseño que se propone es una remodelación de lo existente, todo sistema necesita una infraestructura adecuada en la que apoyarse y de la que partir. Esto supone: la colaboración del personal, adaptación de procesos, nuevas herramientas e integración de la tecnología.

Para que los cambios funcionen bien y se tenga un punto de partida, lo mas importante es invertir en la tecnología y/o herramientas de las que carece el sistema, es decir, hacer un presupuesto sobre los gastos que esto supondría, comprobar cuanto se puede invertir y preparar un plan alternativo en caso de no sea sostenible económicamente. Estos son los pasos que se indican dentro del diseño del sistema:

Paso 1: Introducir un sistema de red en la oficina para que la información este en varios ordenadores y se pueda compartir con facilidad. Según el presupuesto las opciones serían:

• Montar una red física con 3 ordenadores, un servidor y 2 equipos terminales de datos. En el servidor se alojaran los datos, usando por ejemplo como servidor el ordenador actual de la empresa y conectando 2 ordenadores más, uno para cada propietario. Los terminales tienen una copia de la información tal cual la tiene el servidor y se trabaja con la copia. Una vez guardada la información nueva en el terminal, se reenvía y se sobreescribe en la copia del servidor, de tal manera que los 3 equipo estén actualizados y el terminal sirva como copia de seguridad.
• Es más caro pero resuelve los problemas de pérdida de información en la documentación electrónica y la comunicacion e interacción entre los empleados y las tareas, trabajando en una Intranet.
• Montar una red lógica, de manera que los ordenadores de la oficina no estén conectados en red, pero que puedan mantenerse actualizados uno al otro mediante el espacio compartido en la red, donde se almacenará la información y se guardara cada vez que se efectúen cambios. Ese espacio en la nube servirá a su vez como copia de seguridad. Necesita la instalación de un gestor de almacenamiento externo en cada ordenador de la empresa. Se recomienda el uso de Dropbox. Aquí podeis encontrar mas información: http://herramientasweb20.educvirtual.org/index.php?title=Getdropbox
• Es mas barato y la información se comparte y asegura de la misma forma que con la red física (aunque de forma algo mas lenta y tediosa que con la Intranet).
• Mantener el sistema actual y conectar al ordenador/es de la oficina un disco duro externo donde realizar copias de seguridad periódicamente.
• Es el método más barato pero; la copia de seguridad no esta actualizada de manera instantánea y automática y no resuelve ningún problema de la comunicación.

Paso 2: Habilitar la conexión a Internet de los dispositivos móviles en los que se apoyan los procesos de comercialización.

• Disponer de conexión a Internet en la Tablet del vendedor, así podría hacerse directamente el pedido al proveedor en el establecimiento del cliente. Se podría usar la Tablet como medio de comunicación entre las 2 personas que forman la empresa mediante correos electrónicos o Twitter. Se recomienda la instalación de un gestor de aplicaciones. El Navegador Chrome tiene muchas extensiones y aplicaciones que se pueden instalar y combinar en el mismo navegador: https://chrome.google.com/webstore/category/home  Se recomienda el uso de Hotot y las aplicaciones de Zoho.
• Solo comporta el gasto de la mensualidad de Internet. Restaríamos la Nota de Pedido de nuestros tipos documentales, agilizaríamos el proceso y evitaríamos errores en los pedidos. También podría ahorrarse en algunas aplicaciones que se usan en este momento que son de pago o que podrían suponer un gasto en el momento de su actualización.
• Una segunda opción es habilitar Internet en los teléfonos móviles ampliando la tarifa actual, aunque las comodidades sean menores.

Paso 3: Unificar e introducir nuevas aplicaciones gratuitas al sistema de gestión documental que faciliten los procesos y automaticen o reduzcan las tareas administrativas.

• Usar el navegador Chrome, con las mismas extensiones instaladas en cada dispositivo, algunas ya mencionadas en puntos anteriores. Esto requiere revisar concienzudamente las opciones de Chrome Web Store para seleccionar las mas adecuadas y útiles. Ejemplo: Google Drive o Factura Directa.
• Gratuito, solo se necesita tener una cuenta cuenta de correo en gmail en algunos casos para poder acceder al servicio.
• Hacer uso de Google Analytics en la página Web de la empresa para para ver las estadísticas y tendencias de las visitas a la misma.
• Hacer uso de programas gratuitos o en línea para reducir gastos: Facturación u Ofimática Online.
• Hacer uso de las redes sociales como medio de comunicación, publicidad y expansión:
• Página automática personal para la creación de un sitio e presentación de la empresa: Dooid
• MicroBloggins: Twitter.
• Blogs: Blogger.
• Redes sociales: Facebook.
• Uso de un gestor de RSS y de Alarmas que le notifiquen sobre novedades en el mercado o en las casas de los Proveedores. También para las novedades sobre aplicaciones útiles.
• Gestor RSS: Google Reader
• Alarmas: Google Alerts
• Uso de un buscador personalizado sobre ferreteria: Custome Search Engine
• Se ha creado uno listo para usarse: ECOFER

Paso 4: Elaborar una agenda semanal la cual debe seguirse y tenerse en cuenta para las demás semanas, sobre todo para el orden de visitas. No es recomendable la planificación a largo plazo ya que pueden surgir imprevistos. La agenda debe comtemplar:

• Turnos y horarios.
• Tareas que deben ser realizadas y el orden en que deben hacerse.
• Recordatorios especiales, por ejemplo, de eventos o recados de llamadas telefónicas.
• Una forma para marcar las tareas realizadas y así comprobar cuales quedan pendientes.
• Debe estipularse una política para evitar que se dejen tareas pendientes de un día para otro, procurando concluir todas las tareas asignadas del día, ya sean de comercialización como de oficina. 
• Aplicaciones útiles en las que apoyarse: Mi Cita Previa o Zoho Assist.

Paso 5: Agregar tareas de tratamiento y gestión de la documentación en papel.

• Digitalización usando el escaner de aquellos documentos de los que no se genera copia electrónica, organizando las copias digitalizadas de forma exhaustiva y de fácil acceso desde cualquier terminal. Usar una clasificación por carpetas y nombrando el archivo de forma que se reconozca fácilmente su contenido.
• Una vez digitalizada la documentación, se seguirá una estructura parecida para guardar el documento en papel dentro de carpetas o AZs a la que se le ha dado a la copia en el ordenador.cada carpeta debe contener una etiqueta donde se informe de su contenido, incluyendo tipo documental y periodo de fechas.
• Revisar la documentación para su expurgo o traslado de los documentos menos recientes a otro espacio para dejar sitio a los nuevos. Esta operación debe realizarse en periodos no inferiores a 6 meses ni superiores a 2 años. Revisar también la documentación que debe enviarse a la Empresa Gestora Externa. Debemos recordar que, ya sea de forma automática o porque se ha digitalizado, la empresa ECOFER debe conservar una copia de cada documento.

Estrategias Para Satisfacer Requerimientos

INFORME

Enlazando con nuestro anterior informe, en este nuevo paso debemos tener en cuenta los riegos y/o defectos que hemos encontrado en el sistema de gestión de documentos adoptado por ECOFER con su correspondiente indicación general a tomar en cuenta para su corrección. Estos son:

- Riesgo de pérdida de información: Necesidad de más copias y en diversos formatos de la información. 

- Sistemas incompatibles: Unificación de software, usar sistemas compatibles.

- Alto coste: Reducción de costes en aplicaciones privadas usando software libre o gratuito.

- Escasez de herramientas específicas: Ampliación y uso de aplicaciones de Web 2.0.

- Procesos poco normalizados: Crear estándares para la normalización de los procesos básicos.

- Documentos en papel mal organizados: Seleccionar, Clasificar y Ubicar los documentos de forma ordenada y de fácil acceso.

Existen cuatro enfoques que pueden ayudar a nuestra organización a satisfacer sus requerimientos de gestión de documentos: Basado en Políticas, Basado en el Diseño, Basado en Implementación Específica y Basado en el Desarrollo de Normas. Cada una tiene sus ventajas y desventajas, por lo que la mejor opción siempre sera adoptar un enfoque o estrategia mixta, aplicando a cada riesgo o problema la que sea más adecuada para su solución.

• Pérdida de Información: Enfoque de Desarrollo de Normas e Implementación Específica Intrusiva.
• Debe crearse una copia de seguridad de toda la información contenida en formato electrónico y que se encuentre alojada en el disco duro. La misma debe ser actualizad con una periodicidad suficiente en relación al volumen de nuevos datos ingresados.
• Los documentos en papel que contengan información relevante, como albaranes y notas de recogida serán digitalizados, guardados en carpetas y ordenados por fecha de emisión. Esto debe realizarse en el momento de la recepción de los mismos o en el periodo de tiempo de trabajo de oficina cada día, de forma que no pueda dar lugar a errores en el orden o fechas.
• Crear una pequeña red local en la oficina de trabajo.
• Sistemas compatibles: Enfoque de Diseño.
• Unificar sistemas operativos, seleccionando aquel que ostente mejor y mayor compatibilidad con las aplicaciones existentes en el mercado.
• Habilitar el acceso a Internet de los dispositivos móviles tanto dentro como fuera de la oficina para favorecer la comunicación e interacción entre los dispositivos y entre los empleados.
• Alto Coste: Enfoque de Diseño y Políticas.
• Usar aplicaciones de software libre o gratuitas, que reduzcan costes y sean compatibles con el sistema operativo seleccionado.
• Equilibrar los gastos haciendo uso de la publicidad gratuita aprovechable que puede darse a la empresa en Internet.
• Comparar y revisar las nuevas aplicaciones del mercado, tanto gratuitas como de pago y hacer un análisis de rentabilidad de forma periódica.
• Escasez de Herramientas Específicas:  Enfoque de Diseño.
• Instalar un Gestor de almacenamiento en la nube.
• Hacer uso de las Alertas y RSS para las actualizaciones de los proveedores.
• Incluir un programa específico de facturación, ya que son los documentos de mayor relevancia de la empresa.
• Integración de las aplicaciones y servicios de Google, ya que su navegador (Chrome) es el mas utilizado por la empresa.
• Procesos poco Normalizados: Enfoque de Políticas y Desarrollo de Normas.
• Especificar y definir las tareas que son competencia de la oficina y llevar un registro de tareas realizadas y tareas pendientes.
• Documentos mal Organizados: Enfoque de Políticas y Desarrollo de Normas.
• Seleccionar los documentos relevantes que se encuentran en formato papel, ordenar por tipo y fecha y conservar dentro de carpetas, archivadores o estanterías, aislados y protegidos y etiquetados, de tal manera que no sea necesario abrir el objeto contenedor para saber cual es su contenido.
• Revisar la documentación para expurgo o traslado de los documentos menos recientes a otro espacio para dejar sitio a los nuevos. Esta operación debe realizarse en periodos no inferiores a 6 meses ni superiores a 2 años.

Las cosas que podrían dificultar la puesta en marcha de estas medidas son:

- El Espacio: Es el factor que mas problemas podría dar, ya que el espacio es limitado y no se puede ampliar.

- El Dinero: Se podría disminuir su efecto si se consigue un equilibrio entre lo que se podría ahorra o ganar con las nuevas medidas y la inversión que suponen.

Evaluación De Sistemas Existentes

INFORME

Para poder seguir adelante con este análisis, debemos dar un paso atrás, hacia la información recopilada en los pasos anteriores, sobre todo al calendario de disposición que elaboramos en la etapa anterior, ya que va a resumir una gran cantidad de información muy útil para este punto. Es por esto que se incluye en este informe nuevamente la imagen de este calendario:

Para una primera aproximación a la hora de identificar y evaluar los sistemas existentes, debemos saber que podemos diferenciarlos en tres tipos: Íntegramente basados en documentos en papel, exclusivamente electrónicos o sistemas híbridos.

Partiendo de esta clasificación y se revisamos la columna de soporte del cuadro de disposición, podemos ver que, en general, la empresa ECOFER tiene un sistema de gestión de documentos híbrido, ya que hace uso tanto de documentos en papel como electrónicos o digitales.

Es importante diferenciar que tipo de sistema es el usado en cada paso y para cada tipo documental, por lo que presentamos la siguiente lista:

• Nota de pedido: Exclusivamente electrónico.
• Hoja de pedido: Exclusivamente electrónico.
• Facturas (Todas las clases): Sistema híbrido.
• Listado de comisiones: Sistema híbrido.
• Ficha de usuario: Exclusivamente electrónico.
• Formulario de pedido: Exclusivamente electrónico.
• Membrete: Basado en papel.
• Albarán: Basado en papel.
• Notificación de Recogida: Basado en papel.

Aunque esta adjudicación de sistemas parece ser suficiente y satisface las necesidades básicas de ECOFER, en algunos casos podría llegar a ser insuficiente la conservación de algunos documentos en solo uno de los formatos en vez de en ambos. La mejor prueba de esto radica en que los documentos mas importantes de la empresa, que son los necesarios para la contabilidad, se conserva usando un sistema híbrido que permite la permanencia de los documentos en ambos formatos. ¿No sería igual de beneficioso conservar algunos otros documentos, que podrían tener valor como evidencia legal, de igual manera? ¿No seria prudente tener algunas copias de seguridad de algunos documentos que se conservan solo de forma electrónica?

Analicemos cada uno de los diferentes tipos documentales para analizar si el sistema de conservación es insuficiente (no cubre las necesidades mínimas de conservación), suficiente (cubre las necesidades mínimas pero podría mejorarse) u óptimo (el sistema de conservación es el ideal):

Nota de pedido: Exclusivamente electrónico --> Óptimo. El tiempo de validez es demasiado corto para exigir mayor conservación y una vez realizada la hoja de pedido pierde peso e importancia.

Hoja de pedido: Exclusivamente electrónico --> Óptimo. Una vez formalizado y realizado el pedido, se recibe una confirmación por correo electrónico con una copia del mismo, así que aunque se perdiera la Hoja de pedido en sí por un problema con nuestro servidor (Ordenador de la empresa), siempre se podría recuperar de la información contenida en el correo electrónico.

Facturas (Todas las clases): Sistema híbrido --> Óptimo. Se conservan en ambos soportes por lo que siempre se puede recurrir al otro en caso de pérdida de uno de ellos.

Listado de comisiones: Sistema híbrido  --> Óptimo. Se conservan en ambos soportes por lo que siempre se puede recurrir al otro en caso de pérdida de uno de ellos.

Ficha de usuario: Exclusivamente electrónico --> Suficiente. Los datos se conservan correctamente y con un fácil acceso a la base de datos del sistema, pero en caso de fallo de la misma podría perderse la información de los clientes y estos verse obligados a tener que volver a registrar su alta. Seguramente nunca recuperaríamos de esta forma el 100% de la información perdida.

Formulario de pedido: Exclusivamente electrónico --> Suficiente. Los datos se conservan correctamente y con un fácil acceso a la base de datos del sistema, pero en caso de fallo de la misma podría perderse la información de los pedidos y, aquellos que se encuentren aun en tramites podrían verse afectados e incluso no poder realizarse.

Membrete: Basado en papel --> Óptimo. El membrete es creado exclusivamente para adjuntarlo al paquete y hacer visible la dirección de entrega del mismo. Esta información se encuentra en la base de datos.

Albarán: Basado en papel --> Suficiente. En caso de pérdida o deterioro del mismo no se podría consultar esa información ni recuperarla.

Notificación de Recogida: Basado en papel --> Suficiente. En caso de pérdida o deterioro del mismo no se podría consultar esa información ni recuperarla.

Hasta ahora solo hemos analizado la suficiencia de conservar los documentos en un solo formato o en ambos, pero no se analizado si el método usado es el adecuado, como se conserva, donde, si las aplicaciones usadas son la mejor opción, etc.

Para empezar, serían necesarias copias de seguridad actualizadas con regularidad de las bases de datos y de toda la documentación o información que se conserva en los ordenadores de la empresa.

También hay que analizar el software utilizado y buscar alternativas mas completas, flexibles y/o eficientes de las que se utilizan actualmente. De nuevo regresamos la mirada atrás y comprobamos las aplicaciones comúnmente utilizadas por ECOFER:

Representante profesional  Es un programa especializado y de pago.

Thunderbird  Gestor de correo electrónico.

AcrobatReader  Imprescindible para usar y crear en el formato .PDF

Microsoft office  Paquete de Ofimática de pago.

Windows 7  Sistema Operativo de pago.

Android  Sistema Operativo de pago para dispositivos móviles.

Polaris ofimática  Paquete de Ofimática de pago para Android.

Chrome  Navegador Web Gratuito.

Firefox Navegador Web Gratuito.

Hotmail  Webmail, correo electrónico.

Paypal  Aplicación fácil y segura para realizar pagos.

Podemos ver claramente que se usan varias aplicaciones que son de pago y que podrían cambiarse por otras gratuitas para reducir costes.

También se debería unificar de manera que no sea necesario tener varias aplicaciones que sirven para lo mismo porque no son compatibles unas con otras.

Por último decir, que sería necesario incluir algunas otras aplicaciones de la web 2.0 que podrían beneficiar a ECOFER, como el uso de las redes sociales para darse publicidad, un gestor de documentos que te permita compartir y conservar los documentos online, o el uso de RSS para mantenerse actualizados, entre otros.

En los próximos pasos se detallarán cuales serán las recomendaciones para mejorar el rendimiento de la empresa en cuanto a software, ya que la mayor parte de la gestión de la documentación realizada es en formato electrónico. Como ya comentamos con anterioridad, es una empresa externa la que gestiona la mayor parte de la documentación contable y, por ende, la gran mayoría de la documentación impresa.

El resto de la documentación impresa conservada por ECOFER se guarda en carpetas y/o archivadores en la oficina, donde se encuentra también el servidor u ordenador de la empresa, y se encuentra clasificada según su tipo documental o, en otras palabras, según su utilidad.

Identificación De Los Requerimientos

INFORME

Partiendo de la información recopilada en las anteriores entradas, podemos resumir que la empresa ECOFER, como fruto de su actividad comercial, genera los documentos siguientes:

• Nota de Pedido: Generada en la visita a clientes, contiene los datos básicos del pedido que desea hacer el cliente.
• Hoja de Pedido: Este documento contiene los datos completos y finales sobre el pedido que va a realizar el cliente. ECOFER realiza el pedido al proveedor en nombre el cliente. Ejemplo de Hoja de pedido
• Factura Cliente/Proveedor: Es la factura que genera el proveedor y que es para el cliente final. ECOFER guarda una copia para evitar posibles errores o desacuerdos, como medida de seguridad, y como justificante de la venta de la cual cobrará una comisión.
• Listado de Comisiones: Es el documento enviado a ECOFER por el proveedor donde se incluyen las comisiones correspondientes y actualizadas de los productos de la empresa. Se envía una vez por trimestre para que ECOFER haga los cálculos de facturación.
• Factura ECOFER/Proveedor: Creado por ECOFER, incluye la cantidad que el proveedor debe abonarle en concepto de comisiones por las ventas del trimestre vencido. Ejemplo de Factura
• Esto genera un documento implícito que debe tenerse en cuenta, el recibo o extracto bancario, donde debe reflejarse que el ingreso del dinero de esa factura se ha efectuado en el momento adecuado y por la cantidad correcta.
• Ficha de Usuario: Es el resultado de que un usuario que desee comprar en la página web rellene el formulario de alta, donde deberá cumplimentar sus datos personales. Este documento se genera y guarda automáticamente en la base de datos de la página web.
• Formulario de Pedido: Es el resultado de que un usuario realice un pedido a través de la página web, donde deberá incluir los artículos que desea adquirir. Este documento se genera y guarda automáticamente en la base de datos de la página web.
• Factura Cliente/ECOFER: Es la factura que genera el sistema de forma automática y que informa al cliente de la cuantía de la compra. El sistema también guarda una copia en la base de datos para que ECOFER sepa cual es la cantidad que debe percibir mediante ingreso bancario.
• Esto genera otro documento implícito o secundario que es, de nuevo, el recibo o extracto bancario que confirma el ingreso del importe de la compra por el vendedor. Es muy importante porque el envío no se realiza hasta que no se confirma el ingreso adecuado.
• Membrete de Usuario: Es una especie de etiqueta que incluye los datos personales y dirección del cliente al que hay que hacer la entrega. Este membrete debe incluirse en el empaquetado de forma que se vea claramente y que no tenga posibilidades de extraviarse, ya que es necesario para que la empresa de mensajería pueda entregar la mercancía.
• Albarán: Es un justificante de entrega del pedido que se gestiona entre ECOFER y la empresa de mensajería, de esa manera, una vez que se entrega el paquete a la empresa de mensajería ellos pasan a ser los responsables de la entrega e integridad del paquete. Imagen de Albarán
• Notificación de Recogida: Es un justificante que el cliente firma a la recepción de la mercancía y del cual la empresa de mensajería envía una copia a ECOFER para que quede constancia de que se ha realizado la entrega correctamente. Ejemplo Nota de Entrega

Los Documentos de ECOFER que son generados por causas legales, contables, etc., no son gestionados por la empresa, sino una agencia externa, una gestora privada e independiente a la empresa, que es la que se encarga de crearlos, tramitarlos y conservarlos. ECOFER solo conserva en sus propias oficinas algunos pocos resguardos, resoluciones, documentación fundamental de la constitución de la empresa, etc., de los cuales la gestora también conserva copia. Algunos de los documentos que se incluyen en este grupo serían:

• Libro Diario y Libro Mayor Contables.
• Balances de Pérdidas y Ganancias.
• Modelo 300 del I.V.A.
• Escrituras Públicas
• Estatutos 
• Pagos de Seguridad Social
• Seguros
• Actas
• Memorias

Ha de tenerse en cuenta que, para realizar las funciones contables exigidas por la Ley, ECOFER entrega a la gestora toda la documentación relativa a los ingresos y gastos realizados, por lo cual esa documentación también queda bajo la conservación de la gestora. En la mayoría de los casos, ECOFER conserva copia digital de los documentos.

Teniendo en cuenta únicamente los documentos que gestiona ECOFER, y no aquellos que quedan bajo la responsabilidad de la gestora independiente, se ha formulado el siguiente Calendario de Disposición sobre los documentos:

Digital/Impreso*: Significa que se conserva en ambos formatos o en cualquiera de ellos.

Base de datos*: En el ordenador de la oficina.

Archivo*: Archivo Externo, gestionado por la Empresa Gestora contratada por la empresa.

Oficina*: En los clasificadores de la propia empresa.

Según la información analizada en este apartado, llegamos a la conclusión de que este sistema podría tener ciertos riesgos para la empresa, sobre todo en términos de posibilidad de que se extravíen documentos o que sean destruidos cuando aún pueden tener algún valor como evidencia.

Confiar en la gestión de la documentación por una empresa externa facilita la comodidad y el espacio para ECOFER, pero en el proceso podría perderse documentación o la gestora podría traspapelar documentos e incluso podría tomar una decisión errónea sobre que se va a conservar y causa pérdidas de información. esto es peligroso sobre todo para aquella documentación de la que no queda registrado el documento de forma digital.

Otro riesgo es el de destruir documentos que, se supone, que ya no tiene valor legal o comercial y quedar desprotegido ante posibles futuras reclamaciones.

La agilidad y rapidez de gestión también se ve nublada al depender de la gestora externa, ya que se pierde tiempo y dinero cada vez que es necesario un intercambio de información entre ambas entidades. 

Análisis De Actividades

INFORME

La empresa Ecofer, tiene como objetivo hacer llegar a sus clientes productos de calidad al coste mas bajo del mercado. Para cumplir con la calidad, los proveedores asociados a la empresa, son aquellos cuyos productos son de alta calidad, escogiendo las mejores marcas entre las diferentes del sector. Ecofer trata de llevar esas mejores marcas a todos sus clientes al menor precio posible ejerciendo el papel de intermediario entre las grandes marcas y cada uno de los clientes.

Para conseguir estos precios, es Ecofer la que realiza los pedidos a los proveedores en nombre de sus clientes.Con el fin de alcanzar este objetivo, Ecofer realiza 2 funciones esenciales:

• Una función de administración, que se compone de las actividades de gestión contable, gestión de pedidos y facturación.
• Una función de comercialización, compuesta por las visitas a clientes y la gestión de la página web. Para la visita a clientes es necesaria la creación de rutas y dentro de la gestión de la página web hay que tener en cuenta la facturación, los pedidos y los envíos.

A partir de esquema vamos a ver cada una de las transacciones u operaciones que se realizan en la empresa, los documentos que se producen en cada una, las herramientas usadas para la creación y gestión de dichos documentos, su soporte y su valor.

Comenzaremos analizando la comercialización, ya que la función de administración tiene lugar gracias a la comercialización.

La comercialización se realiza mediante 2 vías: una es de forma directa y en persona, realizando visitas a los clientes en sus propios comercios o locales y, la segunda forma, es a través de la venta online en su página web.

Los itinerarios comerciales o rutas no son fijas y pueden variar de orden. El ciclo de visita a todos los clientes se completa cada 25 días. Aunque las rutas no son fijas suelen seguir un mismo patrón:

• Lunes: Ruta de costa 1 (Almuñecar, Salobreña, Herradura, etc.) y/o Ruta de costa 2 (Desde Motril a Castel de Ferro).
• Martes: Desde Atarfe a Íllora y/o desde Granada a Pinos Puente.
• Miércoles: De Guadix a Baza.
• Jueves: Área Metropolitana.
• Viernes: Día de oficina.

Las visitas consisten en localizar a cada cliente, con los cuales se concreta la cita normalmente por teléfono, o recorriendo la ruta definida en el horario de apertura de los comercios, por lo cual el horario de visitas suele ser de 8:30 a.m. hasta las 13:30 p.m. y de 16:30 p.m. hasta las 19:00 p.m.

Una vez en el lugar y junto al cliente, se comprueban las necesidades del mismo, se le informa de novedades, ofertas, etc., se muestran los catálogos y el cliente realiza su pedido. Aquí se crea el primer documento, que es el pedido en sí y del que suele tomarse nota haciendo uso de una Tablet. Este proceso se llevaría a cabo con todos los clientes del día. Este documento carece de valor legal, ya que es básicamente una nota en formato digital sobre el pedido que se realizara posteriormente.

Una vez terminada la ruta, se llegaría a la oficina y tendría lugar la función de administración, ya que se realizaría la actividad de gestión de pedidos. Por lo tanto, cada uno de los pedidos del día se introducen en el ordenador y se genera la hoja de pedido para el proveedor. Se conserva una copia de cada pedido. Cada pedido genera también una factura emitida por el proveedor que debe conservarse, por lo que entraríamos también en la actividad de facturación. Estos documentos son imprescindibles e importantes para comprobar que no hay errores en los pedidos ni en los precios de los productos y para que se puedan realizar correctamente los envíos.

En este punto, la empresa Ecofer no tiene mas responsabilidades, ya que una vez realizados los pedidos, son los proveedores los que se encargan de realizar los envíos a los clientes. Por lo tanto, aquí se generan los siguientes documentos:

• Formulario/Hoja de pedido, del que se conserva una copia en versión digital.
• Factura, de la cual se conserva una copia digital. Esta es entre el cliente y el proveedor.
• Listado de comisiones, enviado por correo corriente o fax una vez por trimestre, con las comisiones establecidas por el proveedor.
• Factura entre Ecofer y el Proveedor. Ecofer anota según el listado de comisiones recibido, cuales son las cantidades que el proveedor debe ingresarle en cuenta corriente. Se conserva una copia en papel.

Volvamos al otro modo de comercialización, a través de la página web, puedes comprar cualquiera de los productos que aparezcan en la página web añadiendo cada uno de ellos al carrito de compra y haciendo click en “confirmar” dentro del carrito. Puedes crear una cuenta, por lo que la compra se generaría con los datos de la cuenta previamente creada o puedes hacer una compra “instantánea” rellenando un formulario. En cualquiera de los casos se estaría aportando una información personal del cliente que queda registrada en la base de datos y que se asocia al pedido, esta es imprescindible para determinar quien es el cliente y donde hay que enviar el pedido. Aquí se generan 5 documentos: el pedido, la factura, los datos de envío, el alabarán y la notificación de recogida.

En este caso la empresa debe, de nuevo a través de la actividad de administración, gestionar esos documentos que se generaron en la página web de forma automática y formalizar el pedido con los proveedores. En este caso, la empresa Ecofer va a recibir  el pedido y a realizar el mismo el envío, por lo que debe comprar los servicios de una empresa de mensajería.

Ecofer enviaría por correo electrónico una copia de la factura al cliente, para que este realice el pago. Una vez confirmado el pago, se realiza el envío para lo que se dan los datos de envío a la empresa de mensajería para que esta pueda realizar el transporte del pedido. Además, junto al pedido se envía una copia del albarán para el cliente. El costo del transporte va incluido en la factura y va a cargo del cliente. Una vez entregado el pedido, la empresa de mensajería envía a Ecofer una copia de la notificación de entrega y recogida del material.

Para gestionar la mayoría de esta documentación, es decir, las facturas de ingresos y gastos y otros documentos derivados de la contabilidad, como los formularios de los IVAS, Ecofer se vale de los servicios de una empresa Gestora externa, que además de tramitar y gestionar todos estos documentos, también cumple la función de archivo intermedio y conserva los documentos con valor legal durante los 5 años que obliga la ley. 

Investigación Preliminar

INFORME

Este informe recoge la información sobre la organización seleccionada, su contexto administrativo, legal y comercial, y su cultura corporativa. Con esto tendremos una imagen general sobre su misión, visión y entorno.

Para la redacción de este informe se ha contado con la información recogida de la página web de la empresa y la información tomada de la entrevista con el dueño (hijo) de la misma.

El nombre de la empresa es ECOFER, fundada como Sociedad Limitada con más de 20 años de experiencia en el sector ferretero e industrial. Se dedican íntegramente a la distribución de productos directamente al particular y/o profesional.

Comenzó su dueño como autónomo ejerciendo el papel de representante/intermediario y posteriormente fundó la empresa de la cual era el único empleado. En la actualidad se encargan de la empresa, internamente, su fundador y su hijo, con la ayuda y colaboración de una gestora externa que se encarga de la parte contable y otras tareas administrativas como la presentación de impuestos.

El domicilio social esta en Granada, teniendo una única sede, pero sus servicios se prestan también en el resto de provincias de Andalucía e, incluso en ocasiones más puntuales, en otras comunidades autónomas.

Aunque es una empresa pequeña, podemos identificarle la siguiente estructura:

OFICINA:

Contabilidad – Gestoría (Externa)                 Pedidos                 Facturación

COMERCIAL

Rutas                                             Visitas

WEB

Facturas                   Envíos                     Pedidos                    Servidor

Esta empresa se rige bajo una normativa básica y estándar según le corresponde por ser una Sociedad Limitada. Algunas de las leyes que debe cumplir esta empresa son:

2/1995 del 23 de Marzo  --> Ley de Sociedades de Responsabilidad Limitada.

12/95 del 11 de Mayo  ---> Ley de incompatibilidades de los miembros del Gobierno de la Nación y de los Altos Cargos de la Administración General del Estado.

19/1985 del 12 de Julio  --> Ley Cambiaria y del Cheque.

181/87 del 29 de Julio --> DECRETO por el que se aprueba el Reglamento de Máquinas Recreativas y de Azar de la Comunidad Autónoma de Andalucía.

Igualmente, también cumple con una normativa para la venta a través de la web y cuya información se encuentra disponible para los usuarios en la información que ofrecen en su página (protección de datos, propiedad intelectual, etc.):

ECOFER - Aviso Legal

De forma interna, la empresa no posee un manual o un protocolo de actuación de ningún tipo, se han adoptado algunas medidas que se realizan a cabo de formas concretas debido a la costumbre o la comodidad pero que no tienen ninguna base normativa justificada. Lo que si hacen periódicamente es revisar la información de sus proveedores para comprobar las posibles ofertas o cambios que suelen efectuarse por campañas y temporadas.

Los productos que ofrece esta empresa son aquellos que pertenecen a las marcas asociadas a la misma, es decir, Ecofer tiene una serie de proveedores asociados a ella, a los cuales representa y de los que vende sus productos.

La venta se realiza de dos formas, por una parte a través de la página web, la cual es de acceso libre, y por otro lado a través de las visitas a la cartera de clientes habituales.

Usando los catálogos, toman nota de los pedidos de los clientes a los que visita y, es la propia empresa la que se encarga de todo el proceso y trato con los proveedores, formalizando el envío. De esta forma se encarga de las tareas de preventa en nombre de sus proveedores asociados.

La lista de proveedores asociados a la empresa la forman:

3 Claveles, Matriplast, Amenabar, Claber,, Medid, Paredes, Sobime, Wiha, Akku Power, Super Ego, Eco Service, Rothenberguer, Spax, Nartifesa, Ansamer, Egea, Jomasi, Rayt, Rhodius, Facrisur, Ultra, Boira, Tivoly, Bope, Maquieira.

Los clientes mas habituales son: Ferreterías, Comercios (Pymes), Almacenes, Suministro Industrial, Profesionales independientes y Particulares.

En la actualidad, la empresa no ha sido a día de hoy, objeto de una auditoría, ni interna ni externa. No posee ningún plan de actuación de riesgos. La gestión de los documentos es algo básica y rudimentaria, exenta de una estructura firme y clasificada únicamente según la función origen de la misma.

La tecnología que usa la empresa esta compuesta básicamente por:

• Hardware: Ordenadores, Tablet, Impresora, Fax y Escáner.
• Software: Representante profesional, Thunderbird, AcrobatReader, Microsoft office, Windows 7, Android, Polaris ofimática, Chrome, Firefox, Hotmail, Paypal.

Utiliza los recursos informáticos y tecnológicos, pero no aprovecha los recursos, aplicaciones y programas profesionales específicos ni conocen el abanico de opciones que les ofrecen las nuevas tecnologías y la Web 2.0.

RECORDS MANAGEMENT

DEFINICIÓN

La Gestión de documentos o Records Management es el área de la gestión administrativa general relativa a conseguir economía y eficacia en la creación, mantenimiento, uso y disposición de los documentos. La noción de gestión de documentos abraza todo el ciclo de utilización de los documentos, desde su creación o recepción, hasta el momento en que los documentos no son necesarios en la conducción de los asuntos corrientes de una organización o institución.

Según esta definición, denominaríamos “Gestión de documentos” a todas las operaciones archivísticas que tienen lugar entre la ceración y la eliminación o transferencia de los documentos.

CRITERIOS

El Records Management se basa en una serie de criterios o principios:

Beneficios económicos: Facilita la cuantificación y la identificación mediante cuadros de retención y disposición de documentos. La disposición de los documentos a lo largo del tiempo y la utilización máxima de los depósitos intermedios.

Economías de Eficacia: Mediante una gestión consistente del proceso de creación de los documentos, en el diseño de los sistemas de archivo y recuperación, gestión de los archivos corrientes y gestión de las máquinas copiadoras.

Efectividad: en la planificación de actividades de gobierno.

Uso juicioso y responsable de la automatización y la reprografía.

NIVELES IMPLANTACIÓN

Hay cuatro niveles en la implantación de la gestión de documentos (a partir del modelo norteamericano):

• Nivel mínimo: aquellos países que cuentan con sistemas de cuadros de retención y disposición de documentos, disponen sus documentos siguiendo las previsiones inscritas en dichos cuadros y transfieren los documentos con valor permanente a los Archivos Nacionales.
• Nivel mínimo incrementado: aquellos países que incorporan a los elementos del nivel mínimo la existencia de depósitos intermedios.
• Nivel intermedio: aquellos países que añaden al anterior otras operaciones como; el diseño y gestión de formularios, gestión de correspondencia e informes, desarrollo de sistemas de archivo y recuperación, gestión de documentos activos, programa de documentos esenciales y planificación ante posibles desastres.
• Nivel óptimo: aquellos países que suman a los niveles anteriores la gestión de directrices, correo, telecomunicaciones y máquinas copiadoras de oficina; sistemas de gestión de la información y utilización de tratamiento de textos en la generación de correspondencia, informes y directrices. En la cumplimentación de formularios utilizan sistemas de análisis, automatización y tecnología reprográfica en múltiples aplicaciones.

APLICACIÓN A MODELOS ADMINISTRATIVOS
A la hora de considerar aplicar un modelo de gestión de documentos es imprescindible considerar una serie de puntos: El apoyo de una Institución de Archivos a nivel Nacional como coordinador, Análisis de las tradiciones administrativas, Conciencia de que la gestión de documentos forma parte de la gestión administrativa general, una buena Planificación, Respaldo Legislativo o reglamentario, Análisis de modelos de otros países, el papel del Profesional de Archivos, Formación del Personal, Disponer de cuadros de clasificación y de retención y disposición, conseguir la Colaboración de la Administración, Normalización terminológica en la teoría y la práctica archivística a nivel nacional, Respaldo de las Nuevas Tecnologías, Reciclaje Profesional y tener como punto de Referencia a EEUU.

FASES

Las tres fases que se distinguen en la Gestión de Documentos son:

• La fase de creación de los documentos: Diseño y gestión de formularios, Preparación y gestión de correspondencia, Preparación y gestión de informes y directrices, Desarrollo de sistemas de gestión de información y Aplicaciones tecnológicas a estas funciones. [La introducción masiva de la informática obligará a la introducción del archivero al momento de la creación del documento electrónico]
• La fase de mantenimiento y uso de los documentos: Desarrollo de sistemas de archivo y de recuperación, Gestión de los expedientes, correo y telecomunicaciones, Selección y gestión de las máquinas copiadoras, Desarrollo y mantenimiento de programas de documentos vitales y de planes contra desastres, Administración de los depósitos intermedios, Aplicación de los sistemas de análisis, automatización y reprografía a todos estos procesos.
• La fase de disposición de los documentos: Identificación y descripción de las series de documentos, Desarrollo de los cuadros de retención y disposición de los documentos, Selección y transferencia de los documentos de valor permanente a la institución de archivos

INSTRUMENTOS FUNDAMENTALES

1. Cuadro de clasificación: estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones de una organización a partir de las cuales es creada o recibida la documentación administrativa. Constituye el eje del sistema de GDDA (Teoría Sistemática de los Documentos Administrativos)

2. Calendario de conservación: elaborado a partir de la estructura de clasificación, fija los plazos de vida activa y semiactiva y determina la suerte de los documentos convertidos en inactivos de acuerdo con los valores administrativo, jurídico, legal, financiero e histórico de cada una de las series.

3. El inventario: describe cada uno de los expedientes o documentos e indica el lugar donde se hallan conservados.

MODELOS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Modelo Norteamericano:

- Administración joven y dinámica en constante redefinición
- Gestión de documentos integrada en el engranaje administrativo federal
- Fuerte incidencia del factor económico
- Rentabilidad” sobre “patrimonio cultural” como legado.
- Interés por la gestión cotidiana de los documentos
- Interés por la preservación de la documentación desigualdad en el tratamiento de los documentos en las administraciones federal, estatal y local.
- La gestión de documentos se desarrolla con gran energía y dinamismo en el sector privado.
- En este concepto participan ya otros profesionales como: Bibliotecarios, Documentalistas e Informáticos.

Desde que aparece el concepto de gestión de documentos, los americanos han estado interesados por racionalizar el proceso. De ahí el establecimiento de los records centers (edificio especialmente diseñado para el almacenamiento económico, conservación y comunicación de documentos semicorrientes) y de las records schedules (documento que describe los documentos de una agencia, institución o unidad administrativa) en el ámbito de la Administración Federal.

El NARA (National Archives and Records Administration) se ha reservado el papel de organismo responsable del control de la totalidad del ciclo de vida de los documentos en la Administración Federal.

Modelo Quebec:

- Gran vitalismo a partir de los años 80: se desarrollan las principales leyes que atañen a la gestión de documentos.
- Québec francófono – Québec anglófono. Distintos modelos de gestión. El último mucho más cercano al estadounidense.
- Tanto el concepto como la práctica de la gestión de documentos se encuentra muy bien definida a nivel legislativo y reglamentario.
- Son los Archivos Nacionales los encargados de ejercer las funciones de control y tutela desde la creación de los documentos y a lo largo de todas las fases del ciclo de vida de los documentos.
- Al igual que en EEUU e influenciado por su modelo, en Québec aparece la figura de un profesional en el interior de las administraciones: el gestionnaire. (records managers americano).
- En los archivos nacionales de Québec el peso que tiene la figura del Conservador (archivist en EEUU) en la fase activa de la documentación es más importante que la que tiene el Archivero en EEUU.
- Hay dos corrientes archivísticas en el ámbito universitario:
- La que prioriza las necesidades de la Administración: importancia del cuadro de clasificación.
- La que prioriza la protección de los documentos con valor histórico: importancia del calendario de conservación.
- Modelo que otorga especial importancia al papel de las nuevas tecnologías en la gestión de la documentación administrativa.

Modelo Europeo: tiene variantes según el país en que te encuentres.

Modelo de PAÍSES GERMÁNICOS, ITALIA, INGLATERRA:

- Presenta una clara parcelación de las responsabilidades en lo que respecta a archivos corrientes, intermedios y definitivos.
- La responsabilidad en los documentos depositados en los archivos corrientes corresponde a la Administración, que dedica un personal especializado en la tarea de organización de los documentos en las oficinas de archivos corrientes: Registries en Inglaterra, Registraturen en Alemania, Registri di protocollo en Italia
- La responsabilidad sobre los documentos depositados en los archivos intermedios corresponde preferentemente a la propia administración productora de los documentos: Records Centers en Inglaterra, Altregistraturen en Alemania, Archivos de depósito en Italia.
- El archivero no toma parte en la gestión directa de la documentación depositada en los archivos corrientes e intermedios.
- El papel de archivero es un papel de control e inspección para garantizar la preservación de la documentación con valor permanente.
- Existe un alto porcentaje de eliminaciones.
- Existe un cuadro de clasificación establecido a priori a partir de las funciones del organismo productor.
- Una vez que la documentación haya llegado a los archivos para su conservación definitiva, los archiveros podrán hacer uso de un principio para devolver el orden originario cuando éste haya sido alterado por la administración de origen. Estamos hablando del principio de procedencia.

Modelo de Francia:

- Inexistencia de un cuerpo de funcionarios específicamente formados responsables de la documentación en su fase activa, en el seno de las administraciones.
- Poca incidencia de los Archivos Nacionales.
- Las administraciones no han sido capaces de generar una estructura organizativa responsable de la gestión de los documentos corrientes y de los depósitos intermedios.
- La institución de archivos disfruta de un alto prestigio a nivel de custodia de la documentación histórica. Pero debe hacer frente a las reticencias por parte de los ministerios en cuanto a su intervención sobre la documentación en sus fases corrientes y semicorrientes.
- La formación profesional del archivero se dirige hacia la gestión de fondos históricos.
- La aparición y multiplicación de los documentos informáticos han facilitado una concienciación que hace ver que el prearchivage (gestión de los archivos entre su salida de las oficinas productoras y su entrada en un servicio de archivos tradicional) no puede aplicarse sobre los nuevos soportes.
- El prearchivage no constituye más que una parte de lo que abarca el término records management.

Modelo de España:

- En la Administración española no existe una diferenciación entre los profesionales de los archivos y de la gestión de documentos. La actuación de la Dirección de Archivos Estatales en el ámbito de la gestión de documentos está presidida por el interés en la normalización: “Plan para el tratamiento normalizado de los fondos de los Archivos Estatales.”
- El Plan supone: la identificación y valoración sistemáticas de las series documentales producidas por los organismos que forman la Administración del estado, la determinación de los plazos de vigencia administrativa y de su valor histórico.
- A partir de ahí se determinarán las normas de eliminación de documentos, que posibilitarán, en último término, el establecimiento de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

En resumen, la gestión de documentos es compleja y puede llevarse a cabo desde perspectivas diferentes, pero lo que es seguro y común para todos los modelos, organizaciones, países, etc., es que la gestión de documentos o Records Management es esencial para: el buen funcionamiento de la organización y un correcto control, orden y recuperación de la información.

Desde mi punto de vista, es necesaria una visión a largo plazo, que se inicie en el momento de creación de cada documento y que acompañe a este a lo largo de todo su ciclo de vida. A mi parecer, en la Gestión de Documentos, cada uno de los pequeños detalles marcan la diferencia y es necesario no perder nunca de vista al documento para asegurarnos de poder exprimir todo lo que tiene para ofrecernos en cada momento.

Y, en mi opinión, lo mas importante para que esto se pueda realizar de forma eficiente y eficaz y acortando las distancias entre países, es la normalización y creación de un modelo único y universal, que fusione los ideales y mezcle las tendencias de los ya existentes, de tal forma que cada fase de la Gestión de Documentos adquiera el mismo peso frente a las otras.

Enlaces consultados y de interés:

Record Management

Gestión de los Registros

Asignatura de Gestión de Documentos