Análisis De Actividades

INFORME

La empresa Ecofer, tiene como objetivo hacer llegar a sus clientes productos de calidad al coste mas bajo del mercado. Para cumplir con la calidad, los proveedores asociados a la empresa, son aquellos cuyos productos son de alta calidad, escogiendo las mejores marcas entre las diferentes del sector. Ecofer trata de llevar esas mejores marcas a todos sus clientes al menor precio posible ejerciendo el papel de intermediario entre las grandes marcas y cada uno de los clientes.

Para conseguir estos precios, es Ecofer la que realiza los pedidos a los proveedores en nombre de sus clientes.Con el fin de alcanzar este objetivo, Ecofer realiza 2 funciones esenciales:

• Una función de administración, que se compone de las actividades de gestión contable, gestión de pedidos y facturación.
• Una función de comercialización, compuesta por las visitas a clientes y la gestión de la página web. Para la visita a clientes es necesaria la creación de rutas y dentro de la gestión de la página web hay que tener en cuenta la facturación, los pedidos y los envíos.

A partir de esquema vamos a ver cada una de las transacciones u operaciones que se realizan en la empresa, los documentos que se producen en cada una, las herramientas usadas para la creación y gestión de dichos documentos, su soporte y su valor.

Comenzaremos analizando la comercialización, ya que la función de administración tiene lugar gracias a la comercialización.

La comercialización se realiza mediante 2 vías: una es de forma directa y en persona, realizando visitas a los clientes en sus propios comercios o locales y, la segunda forma, es a través de la venta online en su página web.

Los itinerarios comerciales o rutas no son fijas y pueden variar de orden. El ciclo de visita a todos los clientes se completa cada 25 días. Aunque las rutas no son fijas suelen seguir un mismo patrón:

• Lunes: Ruta de costa 1 (Almuñecar, Salobreña, Herradura, etc.) y/o Ruta de costa 2 (Desde Motril a Castel de Ferro).
• Martes: Desde Atarfe a Íllora y/o desde Granada a Pinos Puente.
• Miércoles: De Guadix a Baza.
• Jueves: Área Metropolitana.
• Viernes: Día de oficina.

Las visitas consisten en localizar a cada cliente, con los cuales se concreta la cita normalmente por teléfono, o recorriendo la ruta definida en el horario de apertura de los comercios, por lo cual el horario de visitas suele ser de 8:30 a.m. hasta las 13:30 p.m. y de 16:30 p.m. hasta las 19:00 p.m.

Una vez en el lugar y junto al cliente, se comprueban las necesidades del mismo, se le informa de novedades, ofertas, etc., se muestran los catálogos y el cliente realiza su pedido. Aquí se crea el primer documento, que es el pedido en sí y del que suele tomarse nota haciendo uso de una Tablet. Este proceso se llevaría a cabo con todos los clientes del día. Este documento carece de valor legal, ya que es básicamente una nota en formato digital sobre el pedido que se realizara posteriormente.

Una vez terminada la ruta, se llegaría a la oficina y tendría lugar la función de administración, ya que se realizaría la actividad de gestión de pedidos. Por lo tanto, cada uno de los pedidos del día se introducen en el ordenador y se genera la hoja de pedido para el proveedor. Se conserva una copia de cada pedido. Cada pedido genera también una factura emitida por el proveedor que debe conservarse, por lo que entraríamos también en la actividad de facturación. Estos documentos son imprescindibles e importantes para comprobar que no hay errores en los pedidos ni en los precios de los productos y para que se puedan realizar correctamente los envíos.

En este punto, la empresa Ecofer no tiene mas responsabilidades, ya que una vez realizados los pedidos, son los proveedores los que se encargan de realizar los envíos a los clientes. Por lo tanto, aquí se generan los siguientes documentos:

• Formulario/Hoja de pedido, del que se conserva una copia en versión digital.
• Factura, de la cual se conserva una copia digital. Esta es entre el cliente y el proveedor.
• Listado de comisiones, enviado por correo corriente o fax una vez por trimestre, con las comisiones establecidas por el proveedor.
• Factura entre Ecofer y el Proveedor. Ecofer anota según el listado de comisiones recibido, cuales son las cantidades que el proveedor debe ingresarle en cuenta corriente. Se conserva una copia en papel.

Volvamos al otro modo de comercialización, a través de la página web, puedes comprar cualquiera de los productos que aparezcan en la página web añadiendo cada uno de ellos al carrito de compra y haciendo click en “confirmar” dentro del carrito. Puedes crear una cuenta, por lo que la compra se generaría con los datos de la cuenta previamente creada o puedes hacer una compra “instantánea” rellenando un formulario. En cualquiera de los casos se estaría aportando una información personal del cliente que queda registrada en la base de datos y que se asocia al pedido, esta es imprescindible para determinar quien es el cliente y donde hay que enviar el pedido. Aquí se generan 5 documentos: el pedido, la factura, los datos de envío, el alabarán y la notificación de recogida.

En este caso la empresa debe, de nuevo a través de la actividad de administración, gestionar esos documentos que se generaron en la página web de forma automática y formalizar el pedido con los proveedores. En este caso, la empresa Ecofer va a recibir  el pedido y a realizar el mismo el envío, por lo que debe comprar los servicios de una empresa de mensajería.

Ecofer enviaría por correo electrónico una copia de la factura al cliente, para que este realice el pago. Una vez confirmado el pago, se realiza el envío para lo que se dan los datos de envío a la empresa de mensajería para que esta pueda realizar el transporte del pedido. Además, junto al pedido se envía una copia del albarán para el cliente. El costo del transporte va incluido en la factura y va a cargo del cliente. Una vez entregado el pedido, la empresa de mensajería envía a Ecofer una copia de la notificación de entrega y recogida del material.

Para gestionar la mayoría de esta documentación, es decir, las facturas de ingresos y gastos y otros documentos derivados de la contabilidad, como los formularios de los IVAS, Ecofer se vale de los servicios de una empresa Gestora externa, que además de tramitar y gestionar todos estos documentos, también cumple la función de archivo intermedio y conserva los documentos con valor legal durante los 5 años que obliga la ley.