Diseño de un Sistema de Gestión de Documentos

INFORME

Lo que incluye nuestro anterior informe, son las metas que queremos lograr al diseñar el nuevo sistema de gestión de documentos, si alcanzamos esas metas consideraremos que quedan satisfechas las necesidades de la empresa.

Aunque no partimos de cero, ya que el diseño que se propone es una remodelación de lo existente, todo sistema necesita una infraestructura adecuada en la que apoyarse y de la que partir. Esto supone: la colaboración del personal, adaptación de procesos, nuevas herramientas e integración de la tecnología.

Para que los cambios funcionen bien y se tenga un punto de partida, lo mas importante es invertir en la tecnología y/o herramientas de las que carece el sistema, es decir, hacer un presupuesto sobre los gastos que esto supondría, comprobar cuanto se puede invertir y preparar un plan alternativo en caso de no sea sostenible económicamente. Estos son los pasos que se indican dentro del diseño del sistema:

Paso 1: Introducir un sistema de red en la oficina para que la información este en varios ordenadores y se pueda compartir con facilidad. Según el presupuesto las opciones serían:

• Montar una red física con 3 ordenadores, un servidor y 2 equipos terminales de datos. En el servidor se alojaran los datos, usando por ejemplo como servidor el ordenador actual de la empresa y conectando 2 ordenadores más, uno para cada propietario. Los terminales tienen una copia de la información tal cual la tiene el servidor y se trabaja con la copia. Una vez guardada la información nueva en el terminal, se reenvía y se sobreescribe en la copia del servidor, de tal manera que los 3 equipo estén actualizados y el terminal sirva como copia de seguridad.
• Es más caro pero resuelve los problemas de pérdida de información en la documentación electrónica y la comunicacion e interacción entre los empleados y las tareas, trabajando en una Intranet.
• Montar una red lógica, de manera que los ordenadores de la oficina no estén conectados en red, pero que puedan mantenerse actualizados uno al otro mediante el espacio compartido en la red, donde se almacenará la información y se guardara cada vez que se efectúen cambios. Ese espacio en la nube servirá a su vez como copia de seguridad. Necesita la instalación de un gestor de almacenamiento externo en cada ordenador de la empresa. Se recomienda el uso de Dropbox. Aquí podeis encontrar mas información: http://herramientasweb20.educvirtual.org/index.php?title=Getdropbox
• Es mas barato y la información se comparte y asegura de la misma forma que con la red física (aunque de forma algo mas lenta y tediosa que con la Intranet).
• Mantener el sistema actual y conectar al ordenador/es de la oficina un disco duro externo donde realizar copias de seguridad periódicamente.
• Es el método más barato pero; la copia de seguridad no esta actualizada de manera instantánea y automática y no resuelve ningún problema de la comunicación.

Paso 2: Habilitar la conexión a Internet de los dispositivos móviles en los que se apoyan los procesos de comercialización.

• Disponer de conexión a Internet en la Tablet del vendedor, así podría hacerse directamente el pedido al proveedor en el establecimiento del cliente. Se podría usar la Tablet como medio de comunicación entre las 2 personas que forman la empresa mediante correos electrónicos o Twitter. Se recomienda la instalación de un gestor de aplicaciones. El Navegador Chrome tiene muchas extensiones y aplicaciones que se pueden instalar y combinar en el mismo navegador: https://chrome.google.com/webstore/category/home  Se recomienda el uso de Hotot y las aplicaciones de Zoho.
• Solo comporta el gasto de la mensualidad de Internet. Restaríamos la Nota de Pedido de nuestros tipos documentales, agilizaríamos el proceso y evitaríamos errores en los pedidos. También podría ahorrarse en algunas aplicaciones que se usan en este momento que son de pago o que podrían suponer un gasto en el momento de su actualización.
• Una segunda opción es habilitar Internet en los teléfonos móviles ampliando la tarifa actual, aunque las comodidades sean menores.

Paso 3: Unificar e introducir nuevas aplicaciones gratuitas al sistema de gestión documental que faciliten los procesos y automaticen o reduzcan las tareas administrativas.

• Usar el navegador Chrome, con las mismas extensiones instaladas en cada dispositivo, algunas ya mencionadas en puntos anteriores. Esto requiere revisar concienzudamente las opciones de Chrome Web Store para seleccionar las mas adecuadas y útiles. Ejemplo: Google Drive o Factura Directa.
• Gratuito, solo se necesita tener una cuenta cuenta de correo en gmail en algunos casos para poder acceder al servicio.
• Hacer uso de Google Analytics en la página Web de la empresa para para ver las estadísticas y tendencias de las visitas a la misma.
• Hacer uso de programas gratuitos o en línea para reducir gastos: Facturación u Ofimática Online.
• Hacer uso de las redes sociales como medio de comunicación, publicidad y expansión:
• Página automática personal para la creación de un sitio e presentación de la empresa: Dooid
• MicroBloggins: Twitter.
• Blogs: Blogger.
• Redes sociales: Facebook.
• Uso de un gestor de RSS y de Alarmas que le notifiquen sobre novedades en el mercado o en las casas de los Proveedores. También para las novedades sobre aplicaciones útiles.
• Gestor RSS: Google Reader
• Alarmas: Google Alerts
• Uso de un buscador personalizado sobre ferreteria: Custome Search Engine
• Se ha creado uno listo para usarse: ECOFER

Paso 4: Elaborar una agenda semanal la cual debe seguirse y tenerse en cuenta para las demás semanas, sobre todo para el orden de visitas. No es recomendable la planificación a largo plazo ya que pueden surgir imprevistos. La agenda debe comtemplar:

• Turnos y horarios.
• Tareas que deben ser realizadas y el orden en que deben hacerse.
• Recordatorios especiales, por ejemplo, de eventos o recados de llamadas telefónicas.
• Una forma para marcar las tareas realizadas y así comprobar cuales quedan pendientes.
• Debe estipularse una política para evitar que se dejen tareas pendientes de un día para otro, procurando concluir todas las tareas asignadas del día, ya sean de comercialización como de oficina. 
• Aplicaciones útiles en las que apoyarse: Mi Cita Previa o Zoho Assist.

Paso 5: Agregar tareas de tratamiento y gestión de la documentación en papel.

• Digitalización usando el escaner de aquellos documentos de los que no se genera copia electrónica, organizando las copias digitalizadas de forma exhaustiva y de fácil acceso desde cualquier terminal. Usar una clasificación por carpetas y nombrando el archivo de forma que se reconozca fácilmente su contenido.
• Una vez digitalizada la documentación, se seguirá una estructura parecida para guardar el documento en papel dentro de carpetas o AZs a la que se le ha dado a la copia en el ordenador.cada carpeta debe contener una etiqueta donde se informe de su contenido, incluyendo tipo documental y periodo de fechas.
• Revisar la documentación para su expurgo o traslado de los documentos menos recientes a otro espacio para dejar sitio a los nuevos. Esta operación debe realizarse en periodos no inferiores a 6 meses ni superiores a 2 años. Revisar también la documentación que debe enviarse a la Empresa Gestora Externa. Debemos recordar que, ya sea de forma automática o porque se ha digitalizado, la empresa ECOFER debe conservar una copia de cada documento.