Identificación De Los Requerimientos

INFORME

Partiendo de la información recopilada en las anteriores entradas, podemos resumir que la empresa ECOFER, como fruto de su actividad comercial, genera los documentos siguientes:

• Nota de Pedido: Generada en la visita a clientes, contiene los datos básicos del pedido que desea hacer el cliente.
• Hoja de Pedido: Este documento contiene los datos completos y finales sobre el pedido que va a realizar el cliente. ECOFER realiza el pedido al proveedor en nombre el cliente. Ejemplo de Hoja de pedido
• Factura Cliente/Proveedor: Es la factura que genera el proveedor y que es para el cliente final. ECOFER guarda una copia para evitar posibles errores o desacuerdos, como medida de seguridad, y como justificante de la venta de la cual cobrará una comisión.
• Listado de Comisiones: Es el documento enviado a ECOFER por el proveedor donde se incluyen las comisiones correspondientes y actualizadas de los productos de la empresa. Se envía una vez por trimestre para que ECOFER haga los cálculos de facturación.
• Factura ECOFER/Proveedor: Creado por ECOFER, incluye la cantidad que el proveedor debe abonarle en concepto de comisiones por las ventas del trimestre vencido. Ejemplo de Factura
• Esto genera un documento implícito que debe tenerse en cuenta, el recibo o extracto bancario, donde debe reflejarse que el ingreso del dinero de esa factura se ha efectuado en el momento adecuado y por la cantidad correcta.
• Ficha de Usuario: Es el resultado de que un usuario que desee comprar en la página web rellene el formulario de alta, donde deberá cumplimentar sus datos personales. Este documento se genera y guarda automáticamente en la base de datos de la página web.
• Formulario de Pedido: Es el resultado de que un usuario realice un pedido a través de la página web, donde deberá incluir los artículos que desea adquirir. Este documento se genera y guarda automáticamente en la base de datos de la página web.
• Factura Cliente/ECOFER: Es la factura que genera el sistema de forma automática y que informa al cliente de la cuantía de la compra. El sistema también guarda una copia en la base de datos para que ECOFER sepa cual es la cantidad que debe percibir mediante ingreso bancario.
• Esto genera otro documento implícito o secundario que es, de nuevo, el recibo o extracto bancario que confirma el ingreso del importe de la compra por el vendedor. Es muy importante porque el envío no se realiza hasta que no se confirma el ingreso adecuado.
• Membrete de Usuario: Es una especie de etiqueta que incluye los datos personales y dirección del cliente al que hay que hacer la entrega. Este membrete debe incluirse en el empaquetado de forma que se vea claramente y que no tenga posibilidades de extraviarse, ya que es necesario para que la empresa de mensajería pueda entregar la mercancía.
• Albarán: Es un justificante de entrega del pedido que se gestiona entre ECOFER y la empresa de mensajería, de esa manera, una vez que se entrega el paquete a la empresa de mensajería ellos pasan a ser los responsables de la entrega e integridad del paquete. Imagen de Albarán
• Notificación de Recogida: Es un justificante que el cliente firma a la recepción de la mercancía y del cual la empresa de mensajería envía una copia a ECOFER para que quede constancia de que se ha realizado la entrega correctamente. Ejemplo Nota de Entrega

Los Documentos de ECOFER que son generados por causas legales, contables, etc., no son gestionados por la empresa, sino una agencia externa, una gestora privada e independiente a la empresa, que es la que se encarga de crearlos, tramitarlos y conservarlos. ECOFER solo conserva en sus propias oficinas algunos pocos resguardos, resoluciones, documentación fundamental de la constitución de la empresa, etc., de los cuales la gestora también conserva copia. Algunos de los documentos que se incluyen en este grupo serían:

• Libro Diario y Libro Mayor Contables.
• Balances de Pérdidas y Ganancias.
• Modelo 300 del I.V.A.
• Escrituras Públicas
• Estatutos 
• Pagos de Seguridad Social
• Seguros
• Actas
• Memorias

Ha de tenerse en cuenta que, para realizar las funciones contables exigidas por la Ley, ECOFER entrega a la gestora toda la documentación relativa a los ingresos y gastos realizados, por lo cual esa documentación también queda bajo la conservación de la gestora. En la mayoría de los casos, ECOFER conserva copia digital de los documentos.

Teniendo en cuenta únicamente los documentos que gestiona ECOFER, y no aquellos que quedan bajo la responsabilidad de la gestora independiente, se ha formulado el siguiente Calendario de Disposición sobre los documentos:

Digital/Impreso*: Significa que se conserva en ambos formatos o en cualquiera de ellos.

Base de datos*: En el ordenador de la oficina.

Archivo*: Archivo Externo, gestionado por la Empresa Gestora contratada por la empresa.

Oficina*: En los clasificadores de la propia empresa.

Según la información analizada en este apartado, llegamos a la conclusión de que este sistema podría tener ciertos riesgos para la empresa, sobre todo en términos de posibilidad de que se extravíen documentos o que sean destruidos cuando aún pueden tener algún valor como evidencia.

Confiar en la gestión de la documentación por una empresa externa facilita la comodidad y el espacio para ECOFER, pero en el proceso podría perderse documentación o la gestora podría traspapelar documentos e incluso podría tomar una decisión errónea sobre que se va a conservar y causa pérdidas de información. esto es peligroso sobre todo para aquella documentación de la que no queda registrado el documento de forma digital.

Otro riesgo es el de destruir documentos que, se supone, que ya no tiene valor legal o comercial y quedar desprotegido ante posibles futuras reclamaciones.

La agilidad y rapidez de gestión también se ve nublada al depender de la gestora externa, ya que se pierde tiempo y dinero cada vez que es necesario un intercambio de información entre ambas entidades.