Evaluación De Sistemas Existentes

INFORME

Para poder seguir adelante con este análisis, debemos dar un paso atrás, hacia la información recopilada en los pasos anteriores, sobre todo al calendario de disposición que elaboramos en la etapa anterior, ya que va a resumir una gran cantidad de información muy útil para este punto. Es por esto que se incluye en este informe nuevamente la imagen de este calendario:

Para una primera aproximación a la hora de identificar y evaluar los sistemas existentes, debemos saber que podemos diferenciarlos en tres tipos: Íntegramente basados en documentos en papel, exclusivamente electrónicos o sistemas híbridos.

Partiendo de esta clasificación y se revisamos la columna de soporte del cuadro de disposición, podemos ver que, en general, la empresa ECOFER tiene un sistema de gestión de documentos híbrido, ya que hace uso tanto de documentos en papel como electrónicos o digitales.

Es importante diferenciar que tipo de sistema es el usado en cada paso y para cada tipo documental, por lo que presentamos la siguiente lista:

• Nota de pedido: Exclusivamente electrónico.
• Hoja de pedido: Exclusivamente electrónico.
• Facturas (Todas las clases): Sistema híbrido.
• Listado de comisiones: Sistema híbrido.
• Ficha de usuario: Exclusivamente electrónico.
• Formulario de pedido: Exclusivamente electrónico.
• Membrete: Basado en papel.
• Albarán: Basado en papel.
• Notificación de Recogida: Basado en papel.

Aunque esta adjudicación de sistemas parece ser suficiente y satisface las necesidades básicas de ECOFER, en algunos casos podría llegar a ser insuficiente la conservación de algunos documentos en solo uno de los formatos en vez de en ambos. La mejor prueba de esto radica en que los documentos mas importantes de la empresa, que son los necesarios para la contabilidad, se conserva usando un sistema híbrido que permite la permanencia de los documentos en ambos formatos. ¿No sería igual de beneficioso conservar algunos otros documentos, que podrían tener valor como evidencia legal, de igual manera? ¿No seria prudente tener algunas copias de seguridad de algunos documentos que se conservan solo de forma electrónica?

Analicemos cada uno de los diferentes tipos documentales para analizar si el sistema de conservación es insuficiente (no cubre las necesidades mínimas de conservación), suficiente (cubre las necesidades mínimas pero podría mejorarse) u óptimo (el sistema de conservación es el ideal):

Nota de pedido: Exclusivamente electrónico --> Óptimo. El tiempo de validez es demasiado corto para exigir mayor conservación y una vez realizada la hoja de pedido pierde peso e importancia.

Hoja de pedido: Exclusivamente electrónico --> Óptimo. Una vez formalizado y realizado el pedido, se recibe una confirmación por correo electrónico con una copia del mismo, así que aunque se perdiera la Hoja de pedido en sí por un problema con nuestro servidor (Ordenador de la empresa), siempre se podría recuperar de la información contenida en el correo electrónico.

Facturas (Todas las clases): Sistema híbrido --> Óptimo. Se conservan en ambos soportes por lo que siempre se puede recurrir al otro en caso de pérdida de uno de ellos.

Listado de comisiones: Sistema híbrido  --> Óptimo. Se conservan en ambos soportes por lo que siempre se puede recurrir al otro en caso de pérdida de uno de ellos.

Ficha de usuario: Exclusivamente electrónico --> Suficiente. Los datos se conservan correctamente y con un fácil acceso a la base de datos del sistema, pero en caso de fallo de la misma podría perderse la información de los clientes y estos verse obligados a tener que volver a registrar su alta. Seguramente nunca recuperaríamos de esta forma el 100% de la información perdida.

Formulario de pedido: Exclusivamente electrónico --> Suficiente. Los datos se conservan correctamente y con un fácil acceso a la base de datos del sistema, pero en caso de fallo de la misma podría perderse la información de los pedidos y, aquellos que se encuentren aun en tramites podrían verse afectados e incluso no poder realizarse.

Membrete: Basado en papel --> Óptimo. El membrete es creado exclusivamente para adjuntarlo al paquete y hacer visible la dirección de entrega del mismo. Esta información se encuentra en la base de datos.

Albarán: Basado en papel --> Suficiente. En caso de pérdida o deterioro del mismo no se podría consultar esa información ni recuperarla.

Notificación de Recogida: Basado en papel --> Suficiente. En caso de pérdida o deterioro del mismo no se podría consultar esa información ni recuperarla.

Hasta ahora solo hemos analizado la suficiencia de conservar los documentos en un solo formato o en ambos, pero no se analizado si el método usado es el adecuado, como se conserva, donde, si las aplicaciones usadas son la mejor opción, etc.

Para empezar, serían necesarias copias de seguridad actualizadas con regularidad de las bases de datos y de toda la documentación o información que se conserva en los ordenadores de la empresa.

También hay que analizar el software utilizado y buscar alternativas mas completas, flexibles y/o eficientes de las que se utilizan actualmente. De nuevo regresamos la mirada atrás y comprobamos las aplicaciones comúnmente utilizadas por ECOFER:

Representante profesional  Es un programa especializado y de pago.

Thunderbird  Gestor de correo electrónico.

AcrobatReader  Imprescindible para usar y crear en el formato .PDF

Microsoft office  Paquete de Ofimática de pago.

Windows 7  Sistema Operativo de pago.

Android  Sistema Operativo de pago para dispositivos móviles.

Polaris ofimática  Paquete de Ofimática de pago para Android.

Chrome  Navegador Web Gratuito.

Firefox Navegador Web Gratuito.

Hotmail  Webmail, correo electrónico.

Paypal  Aplicación fácil y segura para realizar pagos.

Podemos ver claramente que se usan varias aplicaciones que son de pago y que podrían cambiarse por otras gratuitas para reducir costes.

También se debería unificar de manera que no sea necesario tener varias aplicaciones que sirven para lo mismo porque no son compatibles unas con otras.

Por último decir, que sería necesario incluir algunas otras aplicaciones de la web 2.0 que podrían beneficiar a ECOFER, como el uso de las redes sociales para darse publicidad, un gestor de documentos que te permita compartir y conservar los documentos online, o el uso de RSS para mantenerse actualizados, entre otros.

En los próximos pasos se detallarán cuales serán las recomendaciones para mejorar el rendimiento de la empresa en cuanto a software, ya que la mayor parte de la gestión de la documentación realizada es en formato electrónico. Como ya comentamos con anterioridad, es una empresa externa la que gestiona la mayor parte de la documentación contable y, por ende, la gran mayoría de la documentación impresa.

El resto de la documentación impresa conservada por ECOFER se guarda en carpetas y/o archivadores en la oficina, donde se encuentra también el servidor u ordenador de la empresa, y se encuentra clasificada según su tipo documental o, en otras palabras, según su utilidad.